Pourquoi faire appel à des logiciels d’ingénierie documentaire ?

Logiciels d'ingénierie documentaire

En France comme partout ailleurs, la totalité des entreprises gèrent des flux importants de données et de documents. Pour être optimisés au mieux, ils doivent être conçus en conformité avec de nombreux standards, conservés, triés et mis à la disposition de ceux qui en ont besoin. Pour y parvenir plus facilement, il est possible de recourir à des logiciels d’ingénierie documentaire comme ceux de 4d concept.

Les différents logiciels d’ingénierie documentaire

L’ingénierie documentaire consiste à concevoir des solutions pour permettre de créer des documentations techniques exigeantes, centraliser les documents et données d’une entreprise, trier et classer les données de manière à pouvoir les consulter facilement et faciliter la validation et la mise à disposition des documents. Parmi ces solutions, on retrouve des logiciels pointus. 

Les ateliers documentaires

L’atelier documentaire est un logiciel d’ingénierie documentaire, dédié à la création des documentations techniques. Il peut s’agir de notices d’utilisation, de guides, de livret de maintenance… Grâce à ce type de logiciel, les entreprises peuvent accélérer les processus de création des documents. Les fonctionnalités de ce genre d’outils sont nombreuses :

       Rédaction guidée,

       Mise en page simplifiée,

       Aide au respect des normes obligatoires,

       Simplification du processus de validation,

       Publication rapide et mise à disposition des contenus aux personnes impliquées.

Les ECM

Les ECM ou Enterprise Content Management, sont des outils ultra-complets qui favorisent la gestion des données et des documents en entreprise. Ce genre de solution permet de centraliser l’ensemble des contenus (emails, documents scannés, photos, vidéos…) et de les gérer de façon optimisée.

Ce type de logiciel permet notamment de :

       Récolter l’ensemble des données et documents et les rassembler en une seule plateforme,

       Gérer les documents, les classés, les triés, instaurer un process de tri et de recherche pour faciliter leur utilisation,

       Produire de la documentation avancée avec des contenus multi-formats,

       Mettre en place et piloter des processus métiers et des workflows.

Les solutions éditoriales cross-média

Le secteur de la presse et des médias sont particulièrement concernés par des volumes de documents gigantesques. Là encore, l’ingénierie documentaire peut grandement apporter. Certains logiciels sont dédiés à ces domaines et proposent des solutions éditoriales cross-média et clé-en-main. Elles sont idéales pour :

       Archiver les contenus et médias dans un référentiel unique,

       Faciliter leur consultation et permettre des recherches pointues,

       Créer des contenus de A à Z, de leur rédaction jusqu’à leur publication, sur une seule et même plateforme,

       Gagner en productivité.

Les applications web standardisées

Le développement du web et les nombreux échanges de données qu’il a provoqué, ont amené des géants de l’informatique a développer des normes comme DITA. L’idée étant de standardiser d’à la fois traiter des cas spécifiques et répondre à des besoins universels. Afin de faciliter son intégration, l’ingénierie documentaire propose des logiciels performants dédiés à ces standards. Ils permettent de configurer des profils et des workflows de validations dédiés à chaque utilisateur et à chaque métier.

Les bénéfices de l’ingénierie documentaire

Les fonctions des logiciels d’ingénierie documentaire sont nombreuses et complémentaires. Intégrer ce genre de solutions est un excellent moyen d’optimiser ses process et d’augmenter sa productivité. Avec des logiciels performants, il est ainsi possible de :

       Accélérer les étapes de création documentaire,

       Standardiser ses documents techniques,

       Accélérer le processus de validation,

       Diffuser plus facilement ses contenus,

       Accéder plus rapidement à ses données et depuis n’importe où,

       Optimiser ses contenus et ses données pour favoriser la croissance de son entreprise…

 

L’ingénierie documentaire est une véritable opportunité de tirer un maximum de bénéfices de ses documents et données. Pour les valoriser et les optimiser, il est nécessaire d’utiliser des outils de création, de centralisation, de tri, de publication et d’archivage performants. En savoir plus sur Gataka.fr

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